卡片记事非常简明，营销人员只要看一下便可知道本年度某一特定时间可能有的业务、某一特定的营业额、某一特定地区的市场情形。
这些卡片上一般应注明以下资料：团队机构的名称，主管人员的姓名、地址及电话号码，会议的规模及日期以及对于此次生意所作的推销过程。这些方面的说明要力求简洁。横在卡片顶端的是月份的标记，表明该团队举行会议的月份。在月份标记上可以附一个彩色的小型金属标签，只要一看就可在全套卡片中抽出某一月份的卡片。
3.档案目录卡
营销部还可备一套档案目录卡，依文档室的文档名称编目。营销人员只要一看卡片就可知道有没有某一机构团队的文档资料。
4.邮寄名单
用于个人推销、宴会推销以及会议推销的最新且正确的邮寄名单是非常必要的。酒店应当定期检查这些邮寄名单，使其具有时效性，因为过时的姓名、地址对于任何函件都将无效果可言。
5.房间用途登记簿
营销部门在营运中，最好备有房间用途登记簿，因为，没有这种登记簿就无法进行有效的计划与预订。有些酒店拥有大量的多用途房间，例如商务会议房。如果没有一本房间用途登记簿，酒店对这种生意就不可能做到有效的管理。
当然，酒店也可用活页纸每天进行登记。具体方法为：
列在纸页左边的是各种可用于进餐、开会或其他任何用途的房间。依据这些房间的使用频率，每一房间栏下应有六行空白，用以登记同一天的用途，如早餐、上午集会、午餐、下午集会、晚餐以及夜间用途。活页纸上方横行项目为：机关或个人姓名、用途的种类、时间、出席人数、价格、预订人、设计人、负责人的地址及电话号码、备注。临时的登记可用铅笔，业务已确定的事项则用墨水笔。
6.顾客记录
不管酒店规模的大小，建立顾客记录系统应视为推广个人业务的最有价值的方法。顾客记录的建立与运用有几种方式或系统，但是即使最小规模的酒店营运也可按照某种简单的方法制备值得运用的顾客记录系统。
(1)记录的内容
顾客记录要记录有关顾客个人的详细资料，其中包括他们每次来酒店的投宿情况、住的房间、付的房租，以及他们对某一类型的膳宿的偏好、对娱乐与运动的爱好。
(2)顾客记录系统的运作与应用
1）登记卡。
登记卡是柜台使用的一种顾客记录工具，其背面记载着顾客的来店时间、租用的房间、聚会人数及附注。附注栏中注明处理订房事务的员工姓名，通常附带说明顾客的信用资料。由于这是顾客记录系统中最简单的一种，所以非常流行。
2）卡片档案。
卡片档案系统有一种特别设计的卡片，除了记载与前面相同的顾客的一般资料外，特别加了一个信用栏。这些卡片可用各种不同的颜色分类，例如白卡用于登记最初25次来店的顾客资料，黄卡用于登记25～50次来店的顾客资料，红卡用于登记50～75次来店的顾客资料，蓝卡用于登记75～100次来店的顾客资料，绿卡用于100次以上来店的顾客资料。颜色系统的基本价值可使管理顾客记录的员工依据顾客惠顾的频率立即确定其价值。这在营业高峰季节具有无可估量的价值。
(3)顾客记录的优点
顾客记录在营销上有其主要的优点，因为它提供一种有效并且能直接通信的资源，其开发的顾客不仅是已知的可能的顾客，而且也是本酒店产品的确定的使用人。
顾客记录系统的实际运用在于追踪营销机会，使老顾客不致流失他处。如果有一段时间没见某一位老顾客的面，无论是六个月、一年，甚至两年，酒店就得写一封信给这位老顾客。寄信给顾客时若能附上贴足邮资的回卡，通常会有理想的结果，继之而来的可能就是订房。
顾客记录除了有助于营销推广之外，还有许多优点，主要是在营销紧迫时期可以参考顾客的信用，以及可用作接受订房的参考。同时，它还可以提供确切的警告，让酒店知道哪些顾客是不受欢迎的。
7.宴会顾客记录
这种记录的资料基本上和个别的顾客记录相同，但其应用则在于团队的餐膳，也就是早餐、午餐、晚餐、鸡尾酒会以及一般酒会茶会等。卡片资料包括：机关的名称或个人姓名，主办宴席负责人的姓名、住址及电话号码。每次宴会均须分别排列宴会日期、派对形式、出席人数、每席费用以及加班服务事项。
在宴会顾客记录卡的上端可附有一种彩色金属标签，用以表明举行宴会活动的月份。这就可以方便酒店对要求在某一特定时期举行宴会的潜在顾客作适当的安排或选择。酒店定期查阅卡片，以便发函追踪顾客从而开发生意，其情形如个别顾客记录的运用。
除了可供追踪顾客之外，宴会顾客记录和个别顾客记录系统，均可提供正确而即时的通信名单，以便用于任何临时特别通知，例如新添服务项目或者内部设施的新装潢等事项的对外推荐宣传。
8.编年卡片系统
最有价值的营销推广总是在生意清淡的时节。对于营销经理说来，编年卡片系统可以使他直接对准营销萧条时期，集中推广去开发生意。
为求推销工作的实际效果，营销经理应尽最大可能将各时期的营销额以及此项营销额的成本做一个完整而确定的说明，以便了解自己所作的推销努力是否有成效。
任何营销计划的运作，不管其规模大小，可能会有持续性的效用，但这完全取决于每一项营销活动是否有正确的记录。记录的目的不仅是要让自己明白推销出去些什么，而且在将来进行追踪开发更多生意的时候，也让自己知道从前是怎样卖出去的，还可让自己知道没有推销出去的生意的全部事由。如果你没有争取到某一婚宴生意，或者某一会议生意让竞争对手抢去了，你的记录会显示出其原因何在。那么，在下次争取那项生意的时候，你就可以在事先的计划中，改正或弥补推销上的缺点，也就是改正上次生意的缺点。
9.询问记录
除了过去曾经光顾的顾客，最佳的潜在顾客则是那些提出询问的人。这些询问包括来自个体、团队的餐膳生意、会议以及其他生意的询问。
酒店即使因为生意鼎盛而不得不拒绝顾客的预订，也要把他们的预订记录保存起来。纵使顾客的询问仅是打听一下，不会有什么进一步的结果，也要将他们所询问的事项做成记录并予以保管。这些资料的保管，最好的方法是按字母顺序编目，保管的期限不要超过一年。
二、营销资料系统
营销部在日常业务活动中，需要使用和接触的资料很多，主要包括酒店基本情况介绍、宣传小册子、宴会和会议室宣传册、餐饮促销资料、房价表、明信片、销售袋、营销手册、往来电传、传真、信件、协议书、合同副本、客房档案、重点顾客档案、各种报表、记事本、人员销售记事卡、销售报告表等。
为了提高工作效率，适应市场竞争，营销经理要搞好这些资料的管理，将资料分为以下几类：宣传资料类，经营表格类，协议、合同书类，业务通讯类，内部通知、启事、文件类，顾客档案类，重点顾客档案类，团队顾客类，零散顾客类和长包房顾客类等。
三、记录、资料的管理
1.建立记录、资料档案
营销部应有专门的记录、资料档案柜，档案柜应选用抽屉式档案柜，经常查用的档案以字母顺序或其他索引方法排列。
2.记录、资料的保管和使用
对于资料的保管和使用一般有如下要求：
公用资料、不涉及保守商业机密的资料，如宣传册、内部报表等，由销售代表领取、保管和使用；合同书、协议书等文件由秘书保管，本部门人员查阅在当天必须归还，不得带出办公室；外部门人员借阅有关资料，须经营销经理认可，并办理借阅手续，重要资料必须当晚归还。
四、客史档案的建立与管理
1.建立渠道
客史档案的资料可以通过多方面的渠道获得，包括：
(1)总服务台
总服务台主要通过顾客的预订资料、入住登记单、账单以及对退房顾客的问候式意见征询来获得顾客信息。
(2)大堂副理
通过顾客投诉及处理结果的记载资料、顾客意见征求书以及走访顾客、与顾客交谈沟通等方式获得顾客信息。
(3)客房、餐饮、娱乐等前台服务部门
通过员工在对顾客服务时获得信息、管理人员与顾客交流、对顾客意见的记录以及顾客的账单和预订单等建立顾客的消费档案。
(4)其他渠道
酒店还可以通过会员俱乐部申请登记表、贵宾卡申请登记表、金卡顾客登记表等方式，进行散客信息收集。
2.建立方法
客史档案的建立可以采用：
(1)档案卡
建立客史资料档案卡是最常见的方法。档案卡可采用不同的颜色来代表不同的内容与含义，并按照一定的特点和规律自上而下地存放。酒店还要设立字序指引卡，标明字母顺序，方便查找。下表为某酒店客史档案卡。
(2)电脑
电脑在酒店内的广泛应用，给客史档案的建立和使用提供了极大的方便。电脑扩大了顾客的信息量，而且酒店可以随时对其进行更改、修整及补充。同时，酒店可以通过电脑随时调用资料，查找迅速方便。
酒店在客史档案的建设过程中要注意个性化需求把握的问题。从管理者的角度出发，酒店可以通过对已有的客史消费记录进行分析，也可以通过和顾客的热情交流，主动搜集顾客的消费习惯和消费心理，并将信息及时反馈到客史档案中。在掌握了顾客的个性化需求后，酒店就可以不断地设法满足顾客。这样个性化的服务才会给顾客带来意想不到的惊喜，提高顾客对酒店的良好印象和满意度。
3.客史档案的使用
建立了有效的客史档案后，酒店通过内部的电脑网络系统，就可以随时了解顾客入住酒店的情况，知道这些顾客有哪些具体要求以及顾客的行踪，从而可以事先做好安排。还有，在顾客的生日和结婚纪念日、顾客的公司成立日等特殊日子，酒店可以提前通过各种方式(电话、拜访、电子邮件等)关心和拜访顾客。
在对顾客进行服务的过程中，很重要的一点就是要让顾客有“宾至如归”的感觉，也就是通常所说的“亲情化服务”。但是，受人员流动、员工素质、培训力度和方法等诸多因素的制约，要让与顾客直接接触的一线员工都能够了解顾客的情况并达到上述要求就相当有难度了。因此，如何让顾客日积月累的消费记录成为酒店经营决策的财富呢？建立一个详细和不断扩展完善的客史档案系统就显得尤为重要了。
探究.思考
1.表格管理应注意哪些事项？
2.营销记录系统包括哪些内容？
3.对于资料的保管和使用一般有哪些要求？
4.客史档案的资料可以通过哪些渠道获得？
