在强者如云的时代，速度就是生命。
为了保持企业的领先地位，提升员工的工作效率已变得刻不容缓。提升了员工的工作效率，就等于提升了企业运营的速度，从而提升了企业的综合竞争力。
针对目前办公室工作效率普遍较低的现状，本章提供了一套能使效率倍增的工作方法。这些方法重在告诉你如何从日常工作的细节着手，改进工作方法，加强日程管理，简单实用。
【降低办公效率的“时间窃贼”】
管好时间的最重要措施之一是减少员工们浪费掉的时间。
研究发现，工作的时间往往是被下述“窃贼”给偷走的。
1.无效的会议——组织效率的重大杀手
美国企业管理专家迈克肯斯博士曾在一份研究报告中指出：“要世界上任何一个企业经理人列出3项最花时间的企业活动，‘开会’一定名列其中。在受调查的200多个企业中，有超过1/3的受访者认为，他们花在会议上的时间有一半是浪费掉的。令人心惊的是，很少有人能确切说出到底时间浪费在哪里了。”
马明是某公司新上任的部门经理。到岗后的第二天，他决定召集所有的部门员工举行会议。他将会议通知的任务交给助理小朱。小朱接到任务后，对着办公室里的人大声广播道：“马经理说了，明天下午开会，所有人都要参加。”
第二天下午，马明忙完了手头的工作，决定召开会议。他将小朱叫到办公室，对他说：“你去安排一下，五分钟后我们开会吧。”
小朱点头答应，跑回办公室对部门内的所有人说：“现在去会议室开会吧。”
话音刚落，便有人抱怨说：“手头还有紧急的工作没完成呢！”
还有人抱怨说：“我约见的客人马上就要到了。”
抱怨声此起彼伏，小朱生气地说：“经理让开会的，你们自己看着办吧！”
此时，有一个员工根本就不知道开会的事情，原来昨天小朱通知的时候，他出去拜访客户了。
员工们陆续起身，来到会议室门口，才发现会议室里面已经坐满了人——其他部门正在开会。
小朱只得折回经理室，对马明说：“马经理，其他部门的人正在会议室开会，会议室现在不好用。”
马明想了想，说：“那就等一会儿吧。”
20多分钟后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。这时，马明也过来了，他坐到会议桌中间的位置，看了看周围，发现还有些员工没有来，便说：“还有人没到，我们再等等。”小朱听后起身去办公室催促。
又过了5分钟，人员全部到齐了。马明宣布会议开始。他说：“召集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：本部门的月度目标，各位对我今后工作的想法和要求，产品销售是否完善。”
员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。
马明也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。
沉默了很久，大家才你一言我一语地开始说话。可是，说话的内容却漫无目的。说着说着话题就扯到了公司的薪酬体系上，大家各有看法，抱怨声一片。
这时，马明开始说话了。他详尽地阐述了自己今后的工作计划，足足讲了半小时还不停歇。只是他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，所以员工们听着听着就不耐烦了。有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。
会议室里的人越来越少，最后会议不了了之。
在企业中，“马明”式的人物绝非少数，以至于普通职业人总是将会议等同于浪费时间。
无效的会议的确是组织效率的一大杀手。
当你让下属们坐在会议室的时候，他们不得不停下手头正在进行的工作，调整原定的工作计划，压缩其他事项的时间预算……
而这一切的牺牲换来的却是一场毫无成效的会议。
如果这些人利用宝贵的时间来做其他更重要的事情，无疑会创造更大的价值。
无效的会议不仅会浪费时间，而且是抱怨、矛盾的发源地。对于那些最终演变为抱怨、争吵的会议，你一定记忆犹新。缺失正确引导的会议只会让员工内心的牢骚肆意蔓延、相互传染，这对问题的解决有害无益。
无效的会议还严重削弱了组织的执行效率。
众所周知，会议是团队沟通的最有效方式。如果这一方式无效，团队将难以达成有效的沟通效果。沟通不到位，团队的行动就不可能协调一致，团队成员间的合作就不可能顺畅无阻，如此企业的效率能不降低吗？
不正当的开会理由
（1）为符合惯例或传统作风而开会。
有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开，这就是所谓的“例会”。例会的召开有时与议案无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议。
（2）为满足无聊的愿望而开会。
有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天没有多大差别。
（3）为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会。
有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属之中，有两位经常迟到早退。于是他召开会议，在全体下属面前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的下属。但是如此之后，那两位下属因见其他同事在场而产生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因而对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低沉。
因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个人的士气低沉之外，无实际效果可言。
（4）为攀比而开会。
有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开。这一类会议召开的目的不是处理实际问题。
（5）为推卸责任而开会。
有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是面对决策风险欠缺勇气的管理者的惯用手法。
（6）为表功而开会。
有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开。这一类会议常被作为取得上司信任与好感的手段。
2.混乱的办公室——干扰工作效率的九大因素
检查一下你的办公室，然后对混乱之处加以改进。
（1）过时的技术设备。
过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20～30秒钟；用低速拨号上网的员工会遇到网页打不开、电脑死机等问题。
怎样才能判断技术设备是否过时？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。
（2）工作空间安排不合理。
请花几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次打开文件都要跑到别人的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。
要解决这些问题，通常只需重新安排一下工作空间，甚至可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或多拉一根电话线这样简单。
（3）效率低下的文件管理制度。
文件管理的杂乱无章会造成信息查找困难，从而浪费大量人力和时间。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看办公室是否需要增加文件柜，让所有的员工都能够轻易地将文件归类。你还要安排人将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用文件。
（4）未加管制的信息流。
由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络等。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。
减少工作中分散注意力的信息数量的方法有：退订那些你不读的电子邮件，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开；在办公室时关掉移动电话；只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。
（5）组织拙劣的会议。
前面我已经说过，召开不必要、没有重点的会议会降低工作效率，打击员工的士气。工作中经常会发生这样的情形：员工们被召集起来开会讨论某个主题，结果会议拖得过长，未能做出决定，或者是会议偏离了召开的核心。
开会之前你要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，你要限制时间，使会议不跑题。请指定会议主持人，其责任是在会议有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。
（6）低于标准的研究资源。
依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或其他资源将会使你付出更多的劳动。
你可只订阅那些员工真正会去看的出版物或鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说你可以不订那些没人看的报纸和杂志，而向员工提供高质量的网上信息资料。另外，你可以将资源进行从打印向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名、地址录进行工作，你就看看能不能找到光盘版——这样搜索起来非常方便快捷。
（7）干扰。
许多小公司的办公室不够宽敞，所以同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。
管理者要重视工作场所的噪声污染问题并采取措施，可以将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门；用屏风、植物等物品在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。
（8）混乱。
许多成功主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。
环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。请将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。
（9）找东西。
根据对美国200家大公司职员所作的调查显示，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10％的时间。对付这个“时间窃贼”的最好方法是：将不用的东西扔掉，将不可扔掉的东西分门别类保管好。
3.消极的情绪——坏心态导致工作效率下降
消极心态会使人失去干劲，工作效率下降。对人怀有戒心、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪会使我们难以做到最好。所以我们必须进行自我心理调适，培养积极心态。
懒惰
对付这个“时间窃贼”的办法是：
（1）使用日程安排薄。
（2）在家之外的地方工作。
（3）及早开始工作。
时断时续
研究发现，造成员工浪费时间最多的因素是干活时断时续的方式。因为重新工作时，员工需要花时间调整大脑活动及注意力，才能从停顿的地方接下去。
一个人包打天下
提高效率的最好方法，莫过于获得其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权对方去干好，如此，每个人都是赢家。你在授权给别人的同时，要提供给他们完成任务所需要的条件。
偶发延误
这是最浪费时间的情况。要避免这种情况出现，惟一的办法是预先安排工作。事前有准备，利用好偶发的延误，你就能把本来会失去的时间化为有用的时间。
惋惜不已或白日作梦
老是想着过去犯过的错误和失去的机会，或者空想未来，都是极浪费时间的。
拖拖拉拉
有些人会花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，他们本来能完成任务并且投入下一个工作。
对问题缺乏理解就匆忙行动
这种人与作风拖拉的人正好相反，他们在对一个问题未获得充分的了解之前就匆忙行动，以致最后需要推倒重来。这种人必须培养自己的自制力。
如何培养积极心态
练习控制自己的心态，并且利用积极心态来引导自己的行动，坚持下去，你的奋斗就一定能成功。
下面的方法，是世界上最伟大的成功大师拿破仑·希尔用整整20年时间，走访504位社会各界名流与成功人士，所总结出的经验，我们不妨借鉴一下。
（1）切断和自己过去失败经验的所有关系，消除脑海中那些与成功心态背道而驰的所有不良因素。
（2）找出自己一生中最希望得到的东西，并立即着手去得到它；借着帮助他人得到同样好处的方法，去追寻你的目标。
（3）每天说或做一些使他人感到舒服的话或事，或利用电话、明信片以及一些简单的善意动作来培养良好的心态。例如给他人一本励志的书，或是为他人带来一些可使其生命充满奇迹的东西。日行一善，可永远保持无忧无虑的心情。
（4）你要知道，打倒你的不是挫折，而是你面对挫折时所持的心态，训练自己在每一次不如意中发现与挫折等值的成功。
（5）务必使自己养成精益求精的习惯，并以爱心和热情发挥这种习惯。如果你能使这种习惯变成一种嗜好，那最好不过；如果不能的话，请你至少要记住：懒散的心态，很快就会变成消极的心态。
（6）和你曾经冒犯过的人联络，并向他致以最诚挚的歉意。这项任务愈困难，你就愈能在完成道歉时，摆脱内心的消极。
（7）请改掉你的坏习惯：连续一个月每天减少一项恶习，并在一周结束时反省自己的成果。
（8）放弃想要控制别人的念头，并在这个念头摧毁你之前先摧毁它。
（9）使自己多多活动以保持健康状态。生理上的疾病很容易造成心理上的的失调。请你让自己的身体和自己的思想一样保持活动，从而维护成功的行动。
