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第13章 工作成效不够大,从早到晚空耗多(3)

(3)强烈参与

现在有数不清的组织风行“参与管理”。他们相信这种作法能够确实满足“有参与就受到尊重”的人性心理。

成功团队的成员身上总是散发出挡不住参与的狂热,他们相当积极、相当主动,一逮到机会就参与。

这些成员永远会支持他们参与的事物,而这时候的团队所汇总出来的力量绝对是无法想象的。

(4)相互倾听

在好的团队里头,某位成员讲话时,其他成员都会真诚地倾听他所说的每一句话。

有位负责人说:“我努力塑造成员们相互尊重、倾听其他伙伴表达意见的文化,在我的单位里,我拥有一群心胸开放的伙伴,他们都真心愿意知道其他伙伴的想法。他们展现出其他单位无法相提并论的倾听风度和技巧,这真是令人兴奋不已!”

(5)死心塌地

真心地相互依赖、支持是团队合作的温床。李克特曾花了好几年的时间深入研究参与组织,他发现参与式组织的一项特质:管理阶层信任员工,员工也相信老板,信心和信任在组织上下到处可见。几乎所有的获胜团队,都全力研究如何培养上下、平级间的信任感,并使组织保持旺盛的士气。归纳起来,主要有以下四种独特的行为特质:

①私营公司老板常向他的伙伴灌输强烈的使命感及共有的价值观,并且不断强化同舟共济、相互扶持的观念。

②鼓励遵守承诺,信用第一。

③依赖伙伴,并把伙伴的培养与激励视为最优先的事。

④鼓励包容异己,因为获胜要靠大家相互协调、相补、合作。

(6)畅所欲言

好的私营公司老板,会十分信赖自己的伙伴,并支持他们全力以赴,当然他还必须以身作则,在言行之间表示出信赖感,这样才能引发成员间相互信赖、真诚相待。

成功团队的私营公司老板会提供给所有成员双向沟通的舞台。每个人都可以自由自在、公开、诚实表达自己的观点,不论这个观点看起来多么离谱。因为,他们知道许多伟大的观点,在第一次被提出时几乎都被冷嘲热讽的。当然,每个人也可以无拘无束地表达个人的感受,哪怕仅仅是喜怒哀乐。

总之,群策群力,有赖大伙儿保持一种真诚的双向沟通,这样才能使组织表现力日臻完美。

(7)团结互助

在好团队里,我们经常看到下属们可以自由自在地与上司讨论工作上的问题,并请求:“我目前有这种困难,你能帮我吗?”

再者,大家意见不一致,甚至立场对峙时,都愿意采取开放的心胸,心平气和地谋求解决方案,纵然结果不能令人满意,大家还是能自我调适,满足组织的需求。

当然,每位成员都会视需要自愿调整角色,执行不同的任务。

(8)互相认同

受到别人的赞赏和支持,是高成效团队的主要特征之一。这会让团队里的成员对于参与团队的活动感到兴奋不已,因为,每个人会在各种场合里不断听到以下这些赞誉:

“我认为你一定可以做到!”

“我要谢谢你!你做得很好!”

“你是我们的灵魂!不能没有你!”

“你是最好的!你是最棒的!”

这些赞美、认同的话提供了大家所需要的强心剂,提高了大家的自尊、自信,并驱使大家愿意携手同心。

上面列举的八种特征,在你所带领的团队里有没有明显的迹象呢?请自己找个清静的场所,给自己十分钟的时间好好省思一番。这有助于你建立一支有效率的管理团队,也就是俗话说的“死党”。

许多公司的私营公司老板大声疾呼:“我们愈来愈迫切需要更多、更有效的团队,来提高我们的士气和生产力。”身为组织老板的你,你必须把建立阵容坚强的团队这件事列为第一优先处理的要务,千万不要再忽视或拖延下去了。

创造一支有效团队,对私营公司老板可说是百益而无一害的,如果你努力做到的话,你将可以获得以下莫大无比的好处:

⑴“人多好办事”,团队整体动力可以达成个人无法独立完成的大事。

⑵可以使每位伙伴的技能发挥到极限。

⑶成员有参与感,会自发性的努力去做。

⑷促使团队成员的行为达到团队所要求的标准。

⑸提供追随者有更足够的发展、学习和尝试的空间。

⑹刺激个人更有创意,更好地表现。

⑺三个臭皮匠,胜过一个诸葛亮,能有效解决重大问题。

⑻让冲突所带来的损害降至最低。

⑼设定明确、可行、有共识的个人和团体目标。

⑽老板与继承人纵使个性不同,也能互相合作和支持。

⑾团队成员遇到困难、挫折时,会互相支持、协助。

请务必牢记在心:一支令人钦羡的团队,往往也是一支常胜军。他们不断打胜仗,不断破纪录,不断改造历史,创造未来。而作为伟大团队的一份子,每个人都会骄傲地告诉周围的人说:

“我喜欢这个团队!我觉得自己活得意义非凡,我永远不会忘记那些大伙儿心手相连,共创未来的经验。”

通过在团队里学习、成长,每位伙伴都会不知不觉重塑自我,重新认知每个人跟群体的关系,在工作和生活上得到真正的欢愉和满足,活出生命的意义。

一个真正的团队能让你如虎添翼、临危不乱、所向披靡!

同样,一个真正的公司,也需要这样一个真正的团队!

防止浪费时间的方法

浪费时间是管理一大忌,如何防止浪费时间,专家的意见是:

(1)第克泰特法

操纵世界经济的犹太人把上班后的一小时,定为“第克泰时间”。在这段时间里,须将昨天下班到今天上班之间接到的函件回信,用打字机打好发出。“第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰特时间”,是因为他们以“马上解决”作为座右铭。在能力卓越的犹太人办公桌上,看不见“未决文件”。我们的老板不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

(2)会议节时法

为节省会议时间,应采取得力措施和有效办法:①会前做好准备,不开无意义、无目的、议题不明确的“糊涂会”;②联系实际解决问题,不开传统式的“本本会”;③权衡缓急抓住重点,不开“扯皮会”;④发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”;⑤讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”;⑥不开七时开会、八时到、九时报告的“迟到会”;⑦不开与议题无关人员的“陪坐会”;⑧不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。总之要做到,可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开。

(3)授权借时法

授权借时,是指私营公司老板根据能量原理,授予下属一定的权力,委托其在一定权限内,自主地处理工作,主动完成任务,从而把自己从事务中解脱出来,集中精力考虑更重大的事情,解决更紧要的问题。在授权时,要贯彻以下几项原则:一是视能授权原则,切不可授权给无能者或只知盲从的“老实人”。二是用人不疑原则,私营公司老板应做到用人不疑,疑人不用。三是例行规范原则,老板工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作,授权处理的主要是面广量大的前者。四是逐级授权原则。越级授权,必然会打乱正常的工作秩序,不仅不能节约时间,而且还要为此产生空耗时间。

(4)时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发。效率专家杜拉克在《有效的老板》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国总统和我的内人之外,无论什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这或许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及的事情。”但这种方法却大大提高了他的时间利用率。爱因斯坦也深知时间三法,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过10年的酝酿准备,在1916年的某天,告诉家人任何事情都不要干扰他,一连16天没有出门。当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变了人类整个世界观念的“广义相对论”。

(5)限制电话法

电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用,但它又是浪费老板时间的一种通信工具,因为电话能中断手里的工作和问题的思路。用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢?一是分析一下打给你的电话,确定采取什么办法减少根本没有必要的电话;二是使用适当的回话办法;三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;四是让人知道什么时间可以打电话打你。

只有掌握效率的私营公司老板,才是合格的老板。否则,就会浪费最宝贵的财富——时间!

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