技能要求
●进行信息的分类
●利用信息指导工作
知识要求
●信息的基本知识
●信息工作的特点、原则、作用和要求
第一节信息的概念、特征和功能
学习目标
理解和掌握信息的概念、特征、分类和功能。
案例导入
小张是刚从大学毕业分配到某厂办公室，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息和信息工作的由来有了切身的理解。
会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。
“我先说几条信息请各位领导参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂的工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少、见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为材料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万！因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得客观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造。由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”
卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……
过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食间隔变化所作出的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”
大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿！
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假。您是怎样获得这些信息的呢？”
卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金砂，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。……”
淘金，把小张引入了对信息与信息工作的深层思索……
[分析]
这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：
1.信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为该企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。
2.信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以给企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作的重任，努力做好信息工作，为组织创造良好的经济效益。
3.信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带有规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。
4.信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。
理论知识
人类社会已经迈入信息时代，信息已发展成为一种重要的产业。信息工作对于各级领导者了解情况、进行决策和指导工作起着举足轻重的作用。本节将介绍信息的概念、特性、分类和功能等。
一、信息的概念
信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。
信息有广义和狭义之分。广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识。
“信息”一词，近年来出现频率非常高，人们已经习惯并且接受了这个概念。它包括三层意思：声音、图像、文字是信息的载体，它载荷着信息的内容，信息凭载体而被人们感受；特定的事实、主题或事件是信息的内容；消息、情报、资料、数据、知识等是信息形式与内容的统一体，泛指普遍存在的社会现象与自然现象。一切事物的运动都产生信息，运动是永恒的，因而信息无处不在，无时不在，它是构成客观世界的与物质、能量相提并论的第三大要素。
二、信息与消息等概念的联系
信息与消息、情报、资料、数据、知识等概念有密切联系，但又不等同于消息、情报、资料和知识。
消息作为新闻学中的一个概念，它是信息的外壳，信息是消息的核心。不同的消息所包含的信息的量不相同。具体包含的信息量，与消息的背景和信息的接受者有关。如“中国男足战胜了对手”这则消息，就与对手的具体情况相关。如果对手是很弱的队，这则消息所包含的信息量就少，如果对手是世界冠军队，这条消息所包含的信息量就多。同一条消息所包含信息的量也不同，可见信息与消息并不等同。
至于情报，虽然在英文中与消息是同一个词，但细细分析，它们也并不相同。
情报一般是指通过某些特殊手段取得的信息，而且常常是尚未公开的。而信息却包括各种方式得到的，其中既有公开的，也有处于秘密状态的，如“某极端组织正准备袭击某地”既是情报，也是信息；而“某人考上某大学”是信息，却不是情报。情报与信息是部分与整体的关系。
资料是指除生活资料、生产资料以外经收集或编写而成的文字材料，通常指书报、期刊、图表、图纸及各种印刷物，它可以看成是信息经过物化之后的一种存在形式，资料中蕴藏着信息，是人们获取信息的源泉之一，但并不是每个人都能从资料中获得相同的信息。如不懂英文的人即使拥有大英百科全书这样的资料，他也无法获得信息。
知识是人类通过信息对自然界、人类社会及思维方式与运动规律的认识，是人的大脑通过思维重新组合的系统化的信息的集合。知识是信息，信息却不一定是知识。如“书是将文字和图形印在纸上并将这些纸装订而成的”，这些知识也是信息；而“书放在点着火的炉子上”，这是信息，却不是知识。所以，知识与信息的关系和情报与信息的关系类似。
信息是客观世界的表征，它反映客观世界，是构成客观世界的要素，但与客观世界的物质、能量两大要素不同，它不能直接被人们感受，必须通过一定的载体来表明存在并为人们所感知。信息最通常的载体是声音、文字和图像，而声音、文字和图像又以各自不同的方式存在。产生、散发信息者，称作信息主体；感知、接受信息者，称作信息客体。任何人和事物，都既可能是信息主体，也可能是信息客体。
这一点对于在行政办公室工作的秘书人员，尤为重要。
三、信息的特征
作为一种客观存在，信息具有以下八个主要特征。
（一）客观性
信息是事物变化和状态的客观反映，客观真实性是信息的生命所在。
（二）共享性
信息是客观存在的，是永不枯竭的资源，它可以为众多的接受者共同分享，且不会像物质资源那样因使用而减少。
（三）开发性
信息作为一种资源，取之不尽，用之不竭，可以充分开发利用。
（四）传递性
信息可以通过一定媒介或一定载体进行传递。
（五）时效性
信息的价值作用会随着时间的变化而改变，具有时效性。
（六）存储性
信息反映的内容是客观的，所以信息生成后具有客观存在性。
（七）可塑性
信息可以归纳、综合、精炼和浓缩，从而改变形态，便于利用。
（八）无限性
随着时间的推移，信息不断地产生和发展。
四、信息的分类
按照不同的标准，信息可以划分为多种类别。
（一）按信息源的性质划分
信息可分为自然信息和社会信息。自然信息是自然界自发产生的，是原生态的，没有经过人工的处理。社会信息是人类社会运动的状态和方式，是社会各方面有意识、有目的发出的信息。秘书主要接受社会信息，为工作提供依据和参考。
（二）按信息的表现形式划分
信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
（三）按信息内容所涉及的社会领域划分
信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息和体育信息等。
（四）按信息来源方向划分
信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自系统单位。
（五）按信息稳定状态划分
信息可分为静态信息（如资源、统计资料）和动态信息（如市场信息）。
（六）按信息在秘书工作中的作用划分
信息可分为预测信息、动态信息和反馈信息。预测信息是在事物发生阶段、实际工作展开前所产生的信息；动态信息是在事物发展、成长过程中形成的信息；反馈信息是事务结束某一特定过程后所产生的结果。
（七）按信息的产生和加工划分
信息可分为一次信息、二次信息和三次信息。一次信息是指仅经过初级加工的原始信息，如统计表、调查数据、录音录像等；二次信息是对一次信息加工整理的结果，如文摘、汇编、提要等；三次信息是根据二次信息所提供的线索，查找、选用一次信息和其他原始资料，并进行分析研究的结果。
（八）按信息传递的范围划分
信息可分为公开信息、内部信息和机密信息。
（九）按信息接收的渠道划分
信息可分为正式信息和非正式信息。
五、信息的功能
（一）信息具有开发智能的功能
人类社会的发展，离不开知识的传播。产生与传播新的知识是信息所具有的本质特征。人们通过感觉器官获取大量的信息，经过大脑的思维加工，从感性认识上升到理性认识，最后形成了各种专门的知识与能力，进而形成社会科学、自然科学和各种科学技术成果。所以说，信息是智慧的源泉，科学知识是系统化、公开化的信息。人们为了有效地进行生产和生活实践，就需要获得大量先进的科学技术，作为认识世界和改造世界的动力。人类社会这种知识传播是永无止境的，而信息是取之不尽，用之不竭的。正因为信息承载者——知识在不断地传播，人类的知识才不断积累，不断丰富，新的知识才不断的创造出来，对世界的认识才越来越深刻透彻，人类的智慧才得到更为充分的开发，人类改造世界的能力才越发增强。社会发展到今天，信息的流动速度在加快，流动范围不断拓展，知识在不断地创造与更新，有人形象地比喻为“信息爆炸”。据统计，全世界每天有800至900件专利问世，每年登记的发明创造超过了300万件。平均一天发表的含有新知识的论文1.3万至1.4万篇，平均每一分钟就有一种图书出版。这一切都说明了信息是人类智慧的源泉，具有开发智能的功能。
