(3)正文。批复的正文一般由三部分组成。一是批复依据，或叫告知情况。写“××××年×月×日请示收悉”或“×发【19××】×号请示收悉”，或“××××年×月×日×发【19××】×号请示收悉”等文字，有的还写“经研究，批复如下”。这就构成了批复的依据，即针对某请示件人做出答复。二是批复内容，如果对请示的内容不同意，要写明理由；如果是因情况不明，决心难下，可以写“暂不予批复”，但一定要用函件告知对方。批复的内容一定要写得明确、具体，不可含糊其辞。三是结语，批复的结尾很简单，一般只写“此复”，或“特此批复”，并且另起一行，表示全文的结束。但有的批复不一定有这类结束语。近年来，不少批复均不用结束语，在表明态度、分析说理或作完批示后，即收尾结束。
(4)落款。如标题写了发文单位的名称，落款可以省略，只写××××年×月×日即可。如标题没有写发文单位，又没有用带版头的正式公文纸印制，落款必须写清楚发文单位的名称。
4批复写作应注意的事项
(1)批复具体体现了党和国家的方针政策与实际情况的结合，因此，应以高度的责任心对待这一工作。
(2)及时批复，以免贻误工作。
(3)如来文请示事宜虽然可行，但所陈述的办法不够妥当或文字不甚周密，可将来文退回，请其修改后再作批复。
(4)有些请示，不按行文的正常渠道办理或一文多头请示，应予以纠正，以免贻误工作。
(5)用词要庄重、周密、准确。
(6)注意坚持一请示一批复的原则。
【例文】
××省五金公司关于同意
拨简易建筑资金扩建
五金器材仓库的批复××县五金公司：
你公司2000年×月×日(20)字第15号关于请求拨款扩建五金器材仓库的报告收悉。关于你公司计划在人民币两万元以内利用原有简陋仓库，扩建为长10米、宽6米、墙高5米，钢筋混凝土瓦屋面结构的五金器材仓库，以供存放五金器材之需的问题，经研究，同意拨给你公司简易建筑资金两万元，作为扩建五金器材仓库之用。
希接文后，即向发地有关领导部门请示汇报，抓紧施工，争取提前10天竣工，以应存放急需，竣工后仍将建造情况汇报。
特此批复。
2000年×月×日(公章)
八、批示
1批示的含义
批示，是除批复之外的一种答复性文书，其作用与批复相同，常常用于转发或者批转下级机关送来的一些对全局有普遍意义的报告、工作总结或者请求批转下发的请示。
批示具有批复作用，不仅可以主送请示单位，而且还可以主送给其他应该遵照执行、办理的各有关单位和部门。
2批示的写法
批示应针对转发或批转的文件内容，表明肯定性的态度，然后希望各有关单位和部门执行或参照执行。除肯定性的意见外，还可强调有关问题的典型意义，指出贯彻执行中应该注意的问题，或者扼要地重复来文的重点以引起受文者的重视。
批示与批复一样，针对性要强，开门见山表明态度，行文简洁，措辞得当，语句周密，表达准确。
【例文】
人行××分行转发省人行《关于开展居民
储蓄结构抽样调查的通知》的通知各县(市)人行、地区工行、农行、建行、中行、邮电局：
现将省人行××发字(19××)第×××号《关于开展储蓄结构抽样调查的通知》转发给你们，二级分行再明确以下五点，请一并贯彻执行。
一、各行(局)要高度重视对开展储蓄结构抽样调查工作，指派储蓄业务骨干，深入到各个阶层的群众中去，在做好宣传解释的基础上，认真做好典型调查；也可通过柜面服务，同储户谈心，做典型调查。不论采取哪种调查方式，一定要解除储户的疑虑，自觉向调查人员提供情况。被调查人提供的资料，要建立档案，注意保密，严加保存，并作为继续对其调查的基点对象。
二、以县(市)为单位，各专业行(局)在调查期内，可各选50至100个储户进行典型调查，调查内容按省行规定办理。
三、储户存款来源，主要调查19××年度的现金收入储蓄余额，截止到调查日为止；储蓄所的存款余额以19××年×月底余额为准，分所、分类分别进行统计。
四、时间要求。各县(市)专业银行、邮电局和城乡信用社，务于19××年×月×日结束调查，向当地人民银行写出调查报告，并附上调查报表，同时抄报各自的专业银行中支、地区邮电局和地区城市信用联社。县人民银行务于19××年×月×日向地区二级分行上报全县(市)汇总的调查报告及调查表。
五、关于开展对居民储蓄结构抽样调查报告所需的调查费用，请各行(局、社)根据实际情况，自行安排解决。
××××年×月×日
九、通报
1通报的含义
通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况所使用的公文。
通报，一般属下行文。但是，有时也用来向同级机关和不相隶属的机关，甚至上级机关(用抄报的方式)传达某一重要事项或信息。因此，也可属于平行文或上行文，要做具体分析。
2通报的特点
通报的主要特点为：一是教育性。因为通报用于表彰先进单位、先进个人和先进事迹，支持先进，弘扬正气，宣传成功的经验；批评错误，打击歪风邪气，吸取失败教训。从而启发教育机关工作人员，以先进为榜样，以错误为借鉴，努力提高自己的政治思想和业务水平，改进工作，提高效率和效益。因而，通报具有很强的教育性。二是指导性。通报与通知、决定、指示等公文文种不同，没有对受文者提出执行的强制性规定或要求，主要是用来传达重要情况，沟通信息，互通情报，交流经验，倡导、警戒，给人们以启迪、诱导，然后做出选择。所以，通报具有指导性。三是使用者的广泛性。制发通报可以是党政军领导机关，也可以是企事业单位和社会团体。
由于通报不是表扬先进、批评错误，就是传达重要情况，涉及具体的机关单位、人物和事实，因此其内容要求具有普遍的教育、指导意义和作用，材料要求准确、典型，立场、态度、观点要鲜明，语言文字要朴实、生动、简练，切忌想像和虚构，有一说一，有二说二。否则，就会收到有违初衷、适得其反的后果。
3通报的写作方法
通报的写作方法，可从格式、内容两方面来说。
(1)在格式写作方面，包括以下四点
①标题。标题写法一般有三种：一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的、标准式的公文标题，如《广西壮族自治区人民政府关于1990年各地市场物价控制情况的通报》；二是写明发文事由和文种，省去发文机关，如《关于防洪抢险救灾工作的通报》；三是只写明文种，如《通报》，省去发文机关和发文事由，这种标题是在通报内容(一般是情况通报)比较简单，不作为正式文件发布，在机关内部使用的标题。但是，使用第二、第三种标题都必须在落款处写明制发机关的名称。
②正文。正文是通报的主体和核心部分，其写法应视通报内容的实际情况而定。一般写法为：首先，写明制发通报的缘由，即为什么要制发这个通报；其次，写明通报的事项，即介绍值得表彰或需要批评的具体事实，并进行必要的分析，得出必要的结论，比如可贵的精神、主要经验等，通常是采用分段、分层逐步深入叙述和分析的表达方法；结尾，写明有关的态度和决定，比如属于表彰性的通报，可以写明给予表彰的荣誉称号或奖励，属于批评性的通报，可以写明应该吸取的教训，提出希望要求，属于情况性通报，一般无此类结尾。有的通报正文只概括地写几句，把通报的事项、决定作为附件印发。
③落款。即在正文之后的右下角写明制发通报机关的名称。如果在标题中已经写明发文机关的名称，可以省去不写。
④日期。即在落款的下面写明制发此通报的年、月、日。
(2)在内容写作方面，是指正文这个部分。由于通报种类的不同，其写法也就稍有不同。一般来讲，通报分为三种：
①表彰性通报。即用来表扬先进单位、先进人物、先进事迹，总结推广成功经验，树立先进榜样，推动工作、生产和其他活动的通报。此类通报正文的写法一般为：首先，简要写明表彰对象的基本情况、主要先进事迹，以及对此的赞扬和肯定的态度；其次，比较具体地写明表彰对象先进事迹的基本过程(开始、中间、结果是怎样的)、主要的感人情节和经验，并在此基础上分析其所具有的性质、重要意义和作用，使人从中受到的启迪和的教育；最后，写明表彰的决定，给予表彰对象的荣誉称号或奖励，或者针对性地提出希望、要求、号召。有的通报则把表彰的决定、奖励写在前，把表彰的事迹和分析写在后。
②批评性通报。即用来揭发批评违法乱纪和重大事故等反面典型，归纳教训，提醒和教育人们引以为戒的通报。此类通报正文写法，其结构与表扬性通报差不多。一般为：首先，写明揭批对象的基本情况，即简要叙述有关违法乱纪和事故的时间、人物、地点、主要事实和危害；其次，具体写明有关事项的起因、发展过程和结果，并在此基础上分析其违法乱纪、事故产生的主客观原因、根源、实质、应该吸取的教训；再次，写明对此做出的决定，比如给予党纪、政纪的处分，或依法逮捕等；最后，提出希望或要求。有的通报则把决定写在前面，然后进行分析，提出希望或要求。
③传达重要情况的通报。即用来传递信息，沟通情况，分析动向，让人们了解事态的发展，为工作提供参考或指导的通报，也可叫做信息性通报。此类通报正文写法，一般为：首先，简要地写明所要通报的情况，即纲要式地予以点明；其次，按照事物或情况的本来面目的发生和发展过程，如实地、准确地、简明地直叙直述清楚，但要抓住实质，把握关键，突出重点。
此类通报，可作综合性的通报，也可作专题性的通报。综合性的通报，主要是概括地写明一个时期或一个方面的工作进展情况，分析发展动向，以达到指导工作的目的。专题性的通报，仅仅是写明某一件事情、一个问题、一项工作的演变过程的主要情况，供人们了解或参考。
【例文】
国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报
国办发【1999】61号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。
各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚忍不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。
中华人民共和国国务院办公厅
一九九九年七月二十日
十、通知
1通知的含义
通知，是发布法规和规章，批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项，任免人员所使用的公文。
通知一般属下行文。只有需要同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项时使用通知，才属平行文。需要上级单位了解通知的内容，以抄报的方式告知，属上行文。
通知的主要目的是把需要传达和告知的事项，让有关机关和人员知道，并遵守和执行。国家行政机关、团体、企事业单位都可以使用，有多方面的作用。
2通知的特点
通知的主要特点为：一是使用范围广。即使用的单位多，无论哪一级机关、单位都可以使用，不受级别限制。通知的内容广泛，可涉及国家生活和社会生活的各个方面，比如发布法规、规章、政策，下达指标、任务，部署工作，告知事项，转发上级、同级、下级机关的公文，召集会议等，都可以使用通知。二是使用频率最高。由于通知的使用单位多，内容广泛，可以作为下行文，也可以作为平行文使用，行文简便，写法多样，因而通知是目前我国公文文种中使用最多的一种公文，约占各级机关单位收发文件总数量的一半以上。三是种类比较多。按形成情况划分包括通知、联合通知、紧急通知、补充通知。按行文方向分包括下行文通知、平行文通知。按内容性质分包括发布性通知、转发性通知、批转性通知、印发性通知、告知性通知、办理或执行性通知、会议性通知等。通知中的语言文字要简明、扼要、精确。
