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第6章 特殊时刻(6)

书籍、录音带、录影带和其他性质的专业协助俯拾皆是,你可去本地机场服务部门洽询,也可以向旅行社打听,是否有其他类型助人克服惧飞症的产品和资讯。

锦囊妙计

你要随时以大局为重,但也不能小看细节的重要性。

你像名杂耍艺人,扔着保龄球瓶子,随时随地必须保持最佳的平衡感,而幸运的是,你一次只须扔一个瓶子。因此,你要着重当前要务,并且相信你会按部就班,适时去应付细节。许多人碰到陌生的工作环境心中会产生压迫感,这种时刻以大局为念,行有余力才去处置细节的行事模式,就可以驱退你的压迫感和无力感。

放眼人生大局,勿忘生活乐趣。出远门旅游亦可充实个人经验,因此别忙于公务与细节,以致错失旅游的情趣。此外,你对陌生的风土人物洋溢着好奇心,更能反映出你的热忱,且会让当地人士感受到你对他们的接纳和欣赏。

会议时刻迫在眉睫

当你负责公司商展摊位或在会场展示公司产品之时,你当然想要自持不乱,以求功德圆满!《社交宝典》开宗明义首推培养自持不乱(也就是优雅、格调、洗练)的功力。

你要随时面带微笑,随时准备和人握手致意。你的任务就是招呼客人,所以你希望会众能感受到你热情的欢迎。碰到群集的会众,你当然无法一一和他们握手,此时态度亲切,仪表宜人即已足够应付。微笑能突破语言障碍,使人自然感受到你对他们出席盛会由衷的喜悦。

如果你蓄胡须,要特别留意蓄须对笑容的影响。当你在试验口红色系的时候,要确定你在开会当天的选择能让你的笑容更加灿烂。你一切的修正和决定都要在会议日期之前就做好。

谈到握手,手劲坚定适度,方才符合商业礼仪的规定。如果手汗多,衣袋中不妨准备一条手帕,以备随时将手汗揩干。

日会场气氛常常会像一场嘉年华会,你很容易受其感染,自身能量的层次也因而提升。当你兴致勃勃,意气高昂的时候,会流露出一种置身盛会,而雀跃鼓舞的讯息。你的肢体语言(譬如你的站姿、笑容、目光接触)也助长了这种气氛,仿佛在热情邀请别人共同投入这场嘉年华会似的。

纵然大会即将揭幕,百事待举,你也千万要睡得足,吃得好,中午不吃正餐,只以甜食果腹,绝对会影响到你的临场表现。如果你提早准备,就可以提前养精蓄锐,培养体力。

如果你和同事共同负责商展摊位,一逮到空档,你们很可能会痛快地大聊起来。但是千万别只顾着聊天,冷落了来你们摊位参观的客人。人家开这场大会是为了推动业务,而你们忙着闲话家常,却让上门做生意的客人等待,是无礼至极的举动。如果你中断私人谈话,立即去处理公务,相信你的同事绝不会非难于你;换了你同事这样做,相信你也不会怪罪他。

让每一个人都觉得自己很重要,感到你竭尽所能提供给他们最佳的服务,这就是合礼的工作态度。不过,当你负责招呼一大堆人的时候,别轻易许下承诺,以免无法履行诺言,因而背叛了他人的托付,有时甚至会演变成不堪设想的后果。

比方说,有个人的同事还没到场,他托你替同事保管入场券,你贸然答应是不智之举,因为在这种熙来攘往、万头攒动的场合,你没法子保证不会出什么差错。更有甚者,场面如果极为混杂,即使是一名记忆高手也无法记住这么多陌生的面孔。凡事量力而为,就能处处提供最佳的服务;力有未逮,就千万别贸然尝试!

你事前对各种可能性进行过沙盘推演,在这类忙乱至极的场合如果有人突然对你提出不情之请,你就会立刻知道如何礼貌地拒绝,而又不致伤了和气。总之,该拒绝他人的时候,别忌讳说出“不”。

如果你要求别人在表格上签名,要解说得清清楚楚,适时表现出你的专业态度。你要说“请您在这条线以上签下您的大名”,而不是“请给我签这个东西”。虽然两者听来都意图明确,但是后者却有点吊儿啷当,不明确中肯。你在会场说话,要言之成理,事实上,这则忠告不仅适用于会议场合,且是放诸四海皆准。会前沙盘推演阶段是大好良机,让你斟酌演练一言一行,以求事事符合礼数。

一般会众会凭第一印象就对你本人和你的公司骤下断语,这是这类会议本质使然,应当无可厚非。他们要不然就在你的摊位驻足观望,搜集更多业务资讯,否则就是匆匆跳过不理,跑到你们竞争对手的摊位去物色所需。因此,你不能轻易放过任何微妙的细节,像你在要求别人签名的时候,用字遣词须精准贴切,可以提高公司订单增加的几率。

如果同事有事必须先走一步,而你临时代他上阵,要准时抵达公司的摊位。虽然你只负责短短几个小时,也一定要事先研究相关资料。假使有人代班换你下场,务必及时返回工作岗位。会场五光十色,令人目不暇接,很容易让人分心,忘了正事,当你流连忘返,让人苦候之际,可能连带使那个人也让其他人等待他,你无心之过,却引发一串连锁效应,若落得始作俑者的罪名,实非你所愿也!

场面盛大的大会会场

典型商展与大型会议事务繁杂,场面盛大,因此,你在餐厅、书报摊、场外巴士站、酬宾套房、宴会厅都会碰到业界人士,所以势必会用到应对进退的技巧。一言以蔽之,你好像活在一个金鱼缸里头。无论工作或应酬时,都要牢记这一点,不仅处处留意仪容,并且时时要表现合宜的礼数。

咖啡间大排长龙,或餐厅服务欠缺效率,要耐住性子,别怒声喝责。纵然不必强作笑颜,故作无事状,但是苦着一张脸,一味低声诅咒,只会反映出自己缺乏修养。事先计划周详,就不必去排长龙,譬如像一家生意鼎盛的饭店,可以预先订位或拨叫客房服务。

有名资深业务主管曾声称:“你和高尔夫球伴打一回合高尔夫球,对他的了解会比和他开一个月的会还要来得多。”

请记住:参加运动竞赛最容易暴露人的本性。这年头,召开特别会议,再计划额外办点余兴节目,乃是商界司空见惯之事。你到了会场,或许会喜欢加入他们的余兴运动节目,可是这时,别忘了表现你的运动精神!

如果你和意中人联袂出席一项会议,而会议场地又极为罗曼蒂克,你们想避免公然卿卿我我恐怕很不容易。尤值一轮明月当空,乐音袅袅,再复“酒酣耳热”;或斜卧池畔躺椅,身着一丝片缕;或在星空下相拥而舞,如痴如醉——若不意乱情迷,恐怕只有超人才办得到。

最方便的解决之道就是会前就决定好如何在会上处理两人的感情。如果你决定当前要务是维护自己的专业形象,自然就会刻意避免任何让人忘情的场景。

在会场成为众所瞩目的焦点时

你也许是研讨会成员,须对一群与会人士作一场简短的说明,或是应邀讲者,须在大宴会厅面对全场听众发表演说。当然,所需要的准备时间也直接取决于你所扮演的角色的性质。

不过,假设你是台上讨论小组的一员,而又必须答复大会观众所提的问题。如果台上其他讨论小组成员与你意见相左,或者台下有些听众对你的立场很不友善,你会如何回应?

当你受邀加入台上讨论小组时,先评估自己的目标,研究出一套行动方案。如果你识察出自己会面临一个强敌环伺的局面,事先就下定决心,无论如何,你必会维持镇定。有人对你不客气地提出质询,你必须迎头痛击,可是要做得漂亮,做得技巧。

另一名讨论会成员挥舞手中一叠纸张,高嚷你引用的数据全是失去时效的数据。

你向台下听众保证:你的数字由某某民调公司所提供,而且都有最近日期的戳记;然后你起身要求对方让你查验他那叠纸张。如果数字来源确实无误,却与你所引述的大相径庭,你可以当场提出动议,要求展开调查;或者你可以当众表示支持某某公司的信誉口碑,坚信它绝对提供了精确又及时的资料。

你可以轻捶会议桌,可以挥动文件,可以在旁人都坐着时站起身来,可以将音阶提高八度。不过,绝对不可以对别人作人身攻击。你可以攻击那项信息,却不是去非难那位传递信息的人,然后由听众自己作结论。如果你自始至终都保持绝佳风度,不改“酷态”,旁观者很可能会倒向你这一方。

如果你加入台上讨论小组的目标是展示专业技能、宣导公司商品或服务或争取对你论点的支持,要记住那句俗话:捉苍蝇用醋不如用糖。

个人空间

会议的目的是吸引各方人士前来开会。你应该提醒自己:有些商业礼仪条规即使不适用于日常商业环境,却可能适用于大型会议场合。

尊重一个人的个人空间。麻省一家人力资源顾问公司总经理葛蕾尔,在1995年8月号《业务与行销管理》杂志上发表了一篇名为〈如何兼顾工作与娱乐〉的文章。她在其中建议要和别人“保持一个胳肘弯的距离”,并认为这在美国是人与人之间可以接受的空间距离。

她的观察恰好强调了本书的重点,也就是各地的礼仪规范毕竟有别,风俗人情究竟有异。如果有人紧挨着你身边,或显得十分疏远,他们可能习惯于另一套个人空间原则。要考虑到这项因素,当你接近他人时,依礼给予他人比“一胳肘弯”多一点的个人空间。

有些人把说脏话视为家常便饭。他们在同事之间均是如此,习以为常,不以为异。但有些人就会觉得不像话,认为不仅有外人在场时嘴上应放干净点,事实上,在任何场合这些不干净的字眼都不应该出现。一切商业性谈话都应严禁肮脏或猥亵字眼,它们是专业精神的阻碍。

大会会场绝非一个安静的场所。邻近的餐厅和酬宾厅活动频繁,你也许会觉得它热闹得让人吃不消。此时就该找个静谧的角落歇口气,或许你想定下心作番思考。有人声称这种策略能够帮助他们重新定位,因为你如果能够避免声色喧嚣影响内心的平静,就更能充分享受这个会议经验。当你再度加入人群之时,你会觉得耳目一新,精力充沛,更能够以最佳姿态出现在众人面前。

记得将准备充分的名片携至会场。如果邮递区号有所变更,或你最近升任新职,名片内容也应该更新,而在名片上随意用笔更改是不符合礼数的。如果你平日就对名片内容或外观不甚满意,大会在即,正好趁这机会印制美观大方的新名片。

锦囊妙计

典型的会场常列示各色商品和服务,目的就是要协助与会者达成营运目标。

就好比赴会前,你给自己准备好两顶帽子戴,一顶是你的专业技师的帽盔,另一顶是一般业务帽志。你会自动去吸收一般性资讯,而不仅局限于你专业范畴的知识。尽量拓展领域,接近那些为你技术范畴提供各种贡献的业者,准备从他们那里也学习到知识技能。如果你对整个大会保持开放的心胸,你会发现它相对地也充实了你自己的人生体验。

灵活运用《社交宝典》的策略和见解,你会纵横于会众之间,仪态从容优雅,在任何与你接触的人心中,都留下最佳的印象。

整装出席重要研讨会

出席多数研讨会,到场的第一件事就是接到一张名牌。配挂名牌之后,茫茫群众之中你有了辨识身份,而别人也会注意到你的存在。如果研讨会是在你自己的公司举行,你可能会遇到其他部门平日少见或甚至素未谋面的同事。如果研讨会是在当地饭店或风景胜地举行,你交际应酬的对象将会是客户、顾客或你未来的雇主。请牢记一个重点:研讨会绝非休息或松弛身心的场合。你完全浸身于一个企业氛围之中,因此切记处身行事务必符合商业礼仪规范。

你到场的第一站就是去研讨会登记处登记出席,取得名牌及特定资料。如果你的老板曾交给你一个确认号码,或是你曾收到入场券,要事先就准备好,在登记入会时一并交给研讨会行政人员。这时,如果你摊开公事包或皮包拼命搜寻入场券,就耽误了排在你后头会众的时间,不但显得自私,且会招致旁人的嫌恶。

同时,你也该计划准时到场。姗姗来迟,也许意味着没人排队登记入会,可是这也表示你入场时大会议程已在进行当中。无论你如何蹑手蹑脚地尽快给自己找空位入座,干扰程序乃在所难免。

如果你到得早,而且知道自己必须不时离场与公司联系,或必须离席早退,你应该找个距出口近的座位。假使研讨会中熟人多,你或许可以建议大伙座位别一个紧挨另一个,如此方才有机会去结识陌生人,并且也避免台上演讲时你们在底下说悄悄话。讲者和听众都不喜欢台下有人嗡嗡私语,你自然也不想让别人觉得你粗鲁无礼。研讨会讲师往往会要求与会者就近组成小组演练某项学习课程,此时你和陌生人坐在一起,就能获益良多,领教到各种不同的新观点。这也是另一个好诱因,别老和同事或熟人腻在一块儿。你要知道,研讨会议程告一段落时,常会有中场休息时间,让大家有机会从事电话联系。此时,如果台上有人话还没说完,你就迫不及待地起身离场,自然又对会程造成干扰。人若知礼,不会在会程进行中进进出出,扰乱他人。此外,你也不愿漏听了重要的资讯。

安然自适的多层衣着策略

谈到会场最佳室温,总难做到尽如人意的地步。因此,你也许会觉得研讨会会场不是太热,就是太冷。

室内温度不适,不要踟蹰,马上要求工作人员安排场地管理员调节室温。大会总有工作人员在场随时待命,协助你和其他与会客户,当然会竭尽所能让大家度过既愉快又充实的一天。

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