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第3章 特殊时刻(3)

反之亦然。你一直运用商业礼仪的手腕和技巧来应付油漆匠、壁纸工、修车厂、鞋店店员、水管工人、孩子的教师等等,你自然而然地会将同样的待人接物的技巧运用到新工作岗位上去,创造出一个殷勤祥和的工作气氛。因此,你拥有的本事远比你想像的还多着呢。

今日在退休后开创事业第二春者并非罕见。

如果你退休后,过了一段安闲日子,如今又重回职场,你的个人目标可能和创业初期大不相同。你也许曾做过主管,如今的角色却迥然不同,或者,你现在接受的职位已讲明了是一项临时性工作。

如果你退休后迁居另一地,随后才找到目前这份工作,或者你现在进入的是不同的行业,那么,你应该预期新工作环境会与你毕生所熟悉的有所差别。新职场的工作同仁也许会比较轻松随和,或许会比较拘泥形式。比方说,在以往职涯中你听别人称呼你“某某先生”听惯了,也许会奇怪为什么在新工作岗位旁人都直呼你的本名。

无论如何,要紧的是把重点摆在此时此地。

你也许不能完全倚赖旧式八股的人际技巧,必须随时记取新潮流和新模式,并且还要留意别人对你言行的回应。

退休后重返职场有个最大的好处:就是你不会觉得自己尘封生锈了!有句不知出处的德国名谚说得好:

“我一歇下来就生锈。”

学习适应陌生的职场和不熟悉的工作方式,当然就不会生锈了。退休前自然会不断适应、学习和成长,可是许多人认为退休就好像领到一张职涯文凭,给人生画上休止符,适应、学习和在职成长因而都变成过去式了。绝非如此!

你此刻正在阅读《社交宝典》,就足以证明你绝不认同那种心态。不过,为了对付这种僵化型心态,作者特别在此一提《唐吉诃德》里的那句“警戒即警备,有备则无患”的名言,以期与读者共励共勉。

如果你因痼疾缠身或其他原因而睽违职场甚久,欢迎你再度归位!你要准备去拥抱你新的自我形象,因为公司主管任用了你,表示他们对你有信心,新职衔也能帮助你刻画出一个崭新的自我。

任何人回归工作团队,怀抱着积极的心态,绝对有百利而无一弊。有新工作本来就值得庆祝,应该能够帮助你整顿心绪。头几天你可能会战战兢兢的,但是如果你走马上任时态度积极,生气勃勃,就应了“好的开始就是成功的一半”那句俗谚。

下面的几道问答题能帮助你锁定可能会面临到的几种状况,如果你不满意作者所提供的解答,你可以思考应付该项挑战的其他方式,像这类练习能够提高你回归职场的心理适应强度。

如果你重返职场的身份是经理或主管,更需要详读下列问题,并且万万不可遗漏此部分的第二系列问答:“新官”上任的头几天。

走马上任的头几天

问:虽然外头车位都分派了标志,我是不是仍然可以随便停车?

答:占用他人车位十分无礼,而且还可能导致罚钱或造成同僚之间的误会。你上任之前,人事部可能已经预先告知你如何停车。不过,假使你一时之际找不到停车位,四处兜转一下,看看有没有不加标志的空车位,或找到公司安全巡逻车,向警卫询问清楚。如果你的车子已停妥,可是又无法确知自己是否占用车位,不妨到服务台问个明白。如果你还是无法得到答案,就直接去请教你的上司。

虽然拿停车这等琐事来麻烦上司会显得有些尴尬,不过,也颇能表现出你的细心和体贴,以及行事力求合宜的个人风格。观微知著,借一件小事,你将传达出非常正面的讯息。

问:如果有员工搭专车每日接送到工作地点,我是不是可以提出搭车要求?

答:你最好等上一阵子再提出搭车要求。搭伙专车乃员工自行筹措,让同事有时间认识你,然后他们很可能会邀请你加入。不过,你住宅区路线的搭伙车的座位有可能已经满额,所以同事没邀你加入的话,你也不必误认他们是瞧不起你。

问:如果午休时间没人邀我一同用膳,我是不是可以问他们,然后跟着去?

答:通常来说,一群人当中,总会有一个人先主动去招呼新人,邀请他加入团体活动。不过,如果这种情况没有发生,或许背后有许多因素牵涉在内。公司雇用了你,也许有一两名员工正觊觎着你的职位,因此会对你缺乏好感,纵然这种情绪反应很不合逻辑。此外,其他人可能早已知悉这类人事纠葛,却宁愿姑且躲在幕后,静观其变。因此,我们找不到所谓的万灵丹足以克服这种情况,也许你最好先自己单独用膳一两星期。不过,如果你这人生性喜欢团体活动,别等得超过两星期。因为等待的时间太久,会造成孤僻不合群的印象。

问:如果同事发起要为某事筹募基金,而我连头一回的薪水都还没领到,手头实在不方便,难道我非向他们透露囊中羞涩的窘况不可?

答:根本不必,你也许可以这么说“我等下回再给你”。如果有人催你缴钱,实在是太不懂得为人着想,尤其你是新人,连薪水都还没领到。你含含糊糊地就可以把他们打发过去,而且根本没有义务去作任何进一步的解释。

你可以翻翻员工手册,看看公司对员工捐款有何明文规定。如果三天两头就有人来收钱,你就要仔细思量一番,决定自己下回要怎么和他应付。如果你在开始就树立固定的行为模式,并能安然处之,日后就不必再急着为自己找借口。

举例来说,有同事找你爱心捐款。你不妨这么回答:“我已经赞助两个慈善团体了,每回的捐款都捐到那里去。”像这样,就是很恰当的答案,从此就不会有这方面的困扰了。

走马上任头几天,自然会面临许多重要的抉择,像这类挑战算不上必须优先处理的大事。不过,它还是值得我们探讨,因为在任何敏感性问题上,你如果能在开头摆明立场,当机立断,挑战自然就消逝无形了。

问:我如何辨识出办公室里的“小广播”?如何应付这种长舌妇型的人?

答:的确有一两名同事可能会告诉你许多办公室、公司及其他同事的事情,目的是为了让你熟悉环境。办公室“小广播”(有时不只一人)通常喜欢主动透露刺激性的新闻,像“卡特跑业务没人比得上他,可是真要命呀,他的午餐都是佐黄汤下肚的”这类讯息就是“小广播”所播报的新闻。显而易见,除了卡特是名优秀的行销人员之外,根本没有必要多添加他酗酒的事情。作者的建议你听着就是了,别对“小广播”作任何评论。一周一周地过去,你很容易就看出哪些同事喜欢蜚短流长,哪些专爱说人坏话。

良好的判断力是商业礼仪的精髓,而蜚短流长则彰显了这种判断力的匮乏。如果你成天和公司里的“小广播”叽叽喳喳,根本对自己的前途毫无裨益。如果你本人喜好“小广播”,那么最好仅限于亲朋好友,别耗费公司时间去说长道短。

问:假使有人已经把一条公司程序解释给我听过了,可是我还是不懂,我是不是应该假装自己已经听懂了?

答:你应该还会有其他机会去接触它、熟悉它,所以或许你没有必要去公然承认自己不了解某项程序。仔细聆听,多研究,多发问。记住:冰冻三尺,非一日之寒。

在另一方面,如果你明知自己即将承担主导角色,而你并未通盘了解所需的作业程序,最好明讲,因为这是做人基本原则:不可以明知故犯,因自己的无能而伤及作业流程。

问:对于公司的产品和服务,如果我的知识比那位负责训练我的同事还丰富,我该怎么办?

答:无论如何,你还是虚心聆听他的教导,你一脚才刚迈进公司,不可能就认为自己不再会学到新东西。如果你的新人训练还要持续许多周,你可以告诉你的训练员你已经掌握住要领,进展不妨快速一点,并且解释你为什么对这一行懂得这么多。

如果你打呵欠、伸懒腰、坐姿倦怠或以其他方式传达出你的厌烦,你就会冒犯到训练员。

问:如果有人把我的名字说错了,我是不是应该更正他?

答:是的。你可以尽可能地提供联想辅助法,让别人容易记住你的名字。你可以这样说:“虽然我的姓‘Powel’的拼法里带着一个‘W’,但是发音却发成‘Poel’,和‘Joel’是押同样的韵。”要求自己努力记住同事的名字,也务求发音正确无误。将他人姓名拼读无误,是商业礼仪的基本要求。

问:我的孩子放学回家后,想打电话到我公司里。他们每天都会打这通电话,我是不是应该和主管打个招呼?

答:你最好让你的子女主动拨这通电话给你,否则你拨电话的话,就是让公司来付你的私人电话费了。不过,你还是必须和主管说一声,要用征询的口吻,而不是直接告诉主管你已经和孩子决定这么做了。你应该更考虑到这一点:如果孩子打电话来,你忙着开会或处理公司业务,孩子应该怎么办。如果期望公司员工当例行公事般地为你接收私人讯息,毕竟不合常理。

新官上任的头几天

问:身为新主管,我认为倾听员工心声是很重要的。可是我才刚进公司,想不受旁人左右,自己建立形象。到底我应该听进多少?

答:你当然可以向员工表示你欢迎和感激他们将公司介绍给你,并且在摸熟门路之前,会一直积极征求他们的协助。决定自己该听取员工心声时,要仔细倾听,且不要拖延过久,一意孤行,迟迟不吸收外来讯息。

问:我的行政助理是位男士。如果我要求他每天早上给我准备咖啡,会不会冒犯了他?

答:你可以建议两人分担准备咖啡的杂务,如此一来,无论助手的性别为何,你都不会冒犯了这个人。事实上,这类问题也没有所谓的标准答案存在,有的助手认为准备咖啡并非份内之事。你提议分担杂务,就能够化解一个敏感的情况。

问:公司的士气低落极了。大伙都以为我被雇用,是为了要缩编这个部门。我该怎么做来提高士气,而在另一方面,又不至于泄露机密性的资讯?

答:士气低落,是因为谣言满天飞。士气一低落,员工的脾气就变得火爆,行为也会比较乖张。实际情况也许不如员工想像的那么严重,你可以召开会议,鼓励大家沟通交流,或许能够缓和恐惧,同时也避免泄露口风。如果裁员势在难免,让大家都知道公司正在安排各项出路,像有些员工可以获得六个月的遣散费。如果可能的话,说服老板尽量减轻伤害程度,以免影响到整体的生产力。

问:我的秘书告诉我,我之前的主管对她委以重任。我觉她言过其实,我该怎么处理这个情况?

答:给予你的秘书足够空间,让她能尽情发挥所长。也许先前的情况让她觉得处处掣肘,也许她根本就是夸大其辞。你应该时常要求查阅进度报告,如果她无法担当重任,你可以及早发现,避免造成任何损失。同时,也不会显得你打从一开始就不信任她的能力,招致她的怨懑。

锦囊妙计

以下是你走马上任头几天与参加陪审团听案的比较:

1你坐在陪审席,不想在听毕两遍辩述之前骤下任何判断。

和刚出校门的新手不同,你睽违职场已久,如今又回到职场,相同陪审策略应该更适用于你的情况。或许基于以往职涯经验而心存期望,不时将新旧工作或将新上司与老东家的管理风格互相比较。此固为人之常情,但实际上于事无补。

2此时,你仿佛也坐在被告席一样。新同事不知你为人如何,也不知你表现的优劣,你静待他们的宣判。

简言之:

别任意论断他人。

别任凭他人对你遽下评断。

或许,在此该引用莎翁在《哈姆雷特》中的一句话:“给予每个人你的耳朵,只给少数人你的声音;承受每个人的非难,却保留你的评断。”

当你做到这一点的时候,你会得到众人的认同,纵然有人一时待你冷淡,你也不会放在心上。

等到你熟悉情况,到任已达数月,所搜集的资料也十分充裕,再做判决,当然,同事们也会同样待你。

你人生地不熟,需要电脑作业须知时,最能助你一臂之力的人竟然拒你于千里之外——你毋需惊讶。

你对传达室小弟曾以礼相待,而他一直铭记在心,如今他跃升高阶主管,对你的请求俱和颜以待——你毋需惊讶。

世间常发生这种事。

升迁或调职

恭喜你!公司赋予你新责大任,你大概听腻了颂句贺辞。

多数人不大能坦然接受他人祝颂,他们可能没想到一句粗率的回应会让诚心致贺的人下不了台。

无论你听得多烦腻,或你是否怀疑对方的诚意,你都必须表现风度,诚恳致谢。

有时升职是以书面正式通告公司员工,随后,你也许会收到员工的贺函。对他们表达谢意,是表现你的教养,也是遵循优良的商业常识。这并不是要你忙不迭地回函致谢,而是说,下回遇上这个人或和他通话的时候,诚心说声“谢谢”就够了。

当你和他写信时,信里可顺便提及他的贺函和你的谢意。如果你打电话和他谈业务的时候,在挂断前别忘了为他的贺函致谢。

如:“比尔,谢谢你的贺函。你这么个大忙人,竟还拨冗祝贺小弟升迁,关爱之情,令人感佩。小弟再次向你道谢。”

自我宣导

即使公司没主动这么做,你荣获高升,或许应该衡量情势,设法为自己“造势”一番。你亟欲宣扬喜讯,如果趁机会自我宣传,从中拓展商机或推广销路,说不定还会给自己带来社区或商会活动邀请你演说或出席的机缘。

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