2.录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类、按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案有联系的用参照号。
4.保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因索，划定保管期限。
5.文字说明的基木内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等、
6.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号--文字说明--参见号--摄制时间--摄制者。
7.录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写。
第四条声像档案的保管
1.声像档案入库前要进行检查，对己被污损的要进行必要的技术处理。
2.底片、胶片库温度应保持在13℃~15℃之间，相对湿度应在35%一45%之间。照片库温度应保持在14℃一24℃之间，相对湿度应保持在7.5%一67.5%之间；录音、录像带库温度应保持在18℃一24℃之间，相对湿度应保持在40%-60%之间。
3.底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于3毫米，存放磁带最好不用铁皮柜。
4.对库存的照片档案，每半年检查一次。
5.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改，销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档同意后，报主管审批并登记造册。
6.建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第五条本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
三、档案立卷归档流程
1.划定各部门档案（归档）范围
2.指定相应档案责任人
3.有关材料的日常收集、积累
4.项目或年度结束时整理材料
5.材料清理、鉴别、补全、去除
6.确定保存期限、密级
7.材料分类、编目、摘要、登记
8.装订成册
9.立卷上架、归档、保管
四、档案管理表格
表1档案索引表
部门
序号档案号名称建档日期存储位置摘要保管期限备注
表2档案目录卡
档号：卷名：
本案文件目录
件数收文号来文号发文号页数备注
1
2
3
表3档案明细表
保险库号柜位号保存年限
单位部门文件名称类别入库日期出库日期收件人
签章
年月日年月日
审核：主管：经办：
表4作废档案销毁登记簿
档号收文号发文号保存起止时间销毁理由销毁日期
审核：监督：执行：
表5档案调阅单
日期调卷部门调卷人
调卷用途
调卷期间
收文号档号柜号
归还日期归还人保管人签章
文件内容摘要
备注
审核：保管人：调阅人：
第二（节）图书资料管理
一、图书资料管理制度
第一条目的
公司购进图书资料的目的，在于为公司经营业务、科学研究提供资料以及提高员工的素质。
第二条组织实施
1.公司图书资料管理由行政部设立专门的图书资料室，由专兼职人员负责管理。
2.公司图书资料的购进、保管、整理、外借与归还等管理按本规定办理。
3.公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理规定外的事项，按本规定执行。
第三条资料的分类
1.图书资料(单行本、辞书等)。
2.定期刊物(报刊、杂志等〕。
3.文书资料(手册、目录、专利资料、报告等)。
4.视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)。
第四条图书资料购买流程
1.需要购买资料时，首先填写“资料购买申请书”，经主管审批交资料室主任，再由资料室主任决定、发出订购单。
2.资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买簿”中。
3.资料室在购进资料后对新进的资料贴上标签，进行编号。
4.资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。
4.编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管一定时间。
5.在资料购买的申请期间、希望终止购买时，应立即通知资料室主任。
6.资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开支状况，做出统计，并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向资料室主任做出报告，便于资料室主任掌握资料购买的开支状况。
7.资料室主任在前条规定基础上，于年度购买金额或开支内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例。如果超支须经财务部经理向总裁提出报告，按总裁指示办理。
第五条图书资料整理
1.新进的图书资料要进行分类整理，并贴上标签。
2.设专兼职图书资料保管员，对图书资料进行分类、整理与借阅工作、
3.所有图书资料都必须按要求进行登记，注明购入时间、着作名称、作者姓名、出版社名称、出版年以及必要的项目。
4.图书资料都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底内侧。
5.所有图书都必须在封面、目录和第一页上以及在图书中间的两三处加盖公司印章。
6.每年按图书资料管理卡，对书架中的全部图书资料进行一次清点与核对。
7.如果图书资料丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写报废单，向主管做出报告，按指示办理。
8.必须经常整理图书管理卡，把那些已经不存在或被清理掉的图书资料管理卡剔除出来保存。
9.资料室必须每年整理出一份图书资料总目录，提供给各部门主管，并且按月把新进图书资料情况通知各部门。
第六条图书资料借阅流程
1.图书资料原则上只借给公司员工，除资料室主管允许的情况外，不得转借其他人员。
2.员工如果因业务工作上的需要，可以申请借出资料，但必须填写“资料借出卡”，按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。资料保管员必须在
“借出资料登记簿”做好登记。
3.员工借阅完毕后，及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“资料借出卡片”退还借阅者本人。
4.资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览。凡借阅资料、在阅览室进行阅读者、都必须登记。
5.资料借出应设置一定期限，期限一满，立即归还给资料室。如有特殊情况可以续借。
需要补级的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。
第七条附则
1.本管理制度由行政部制定并报董事会研究决议后实施，解释与修改亦由行政部负责。
二、资料室管理规定
第一条为提供技术人员进修、研习、修护等应备之技术资料，特实施资料管理。
第二条凡有关技术方面之资料，如“技术手册”、“零件手册”、“零件价目表”、“技术通报”、“技术图表”、“技术性刊物”、“参考书籍”及“技术性说明书”等悉依本章之规定处理，但不包括本公司之藏书。
第三条前条所指各项资料，统由行政部列册管理，行政部应备妥一套完整之资料，不得外借，并宜另加标印识别之。
第四条行政部除自存货料列册管理外，并应依各服务单位之工作性质及其需要，适量供给之。资料发给后，各单位应指定人员负责保管。
第五条凡已失时效或内容业经大幅修改之资料，不宜再使用时，行政部应予收回销毁，各单位不得自行处理或遗赠他人。
第六条凡应予继续保存之资料，行政部应依资料之性质，予以分类后归档之。
第七条国外部向国外订购新商品前，有关商品之说明资料应转行政部研究归档，并于订购时同时向厂商索取有关之技术资料，如“技术手册”、“零件手册”“零件价目表”等最迟应于商品进口后一个月内，提供给行政部做为售后服务及订购零件之依据。
第八条资料因遗失，或残缺不全不付使用时，行政部应即以内部联络函通知国外部申请补充。
第九条对于本公司商品之修护及使用技术有直接助益之参考书籍，各单位人员建议行政部选购，一经购入，即依本章之规定管理。
第十条凡对本公司商品之修护及使用技术有直接助益之技术性刊物“期刊”，经呈核准后，得由行政部订阅，唯行政部应逐期将其内容、要点作成“技术通报”，寄发各单位。
第十一条国外部于接获厂商提供之原文“技术通报”之当天，应即转送行政部研究，行政部于该资料送达之一周内，应译印妥，并即分发各单位，供修护参考。
第十二条国外部于接获厂商寄达之技术资料(技术通报除外)后，应即转送行政部列管，如属必要应列入行政部月份工作计划内，限期编译完成。
第十三条各单位保存之资料，如破损不堪使用，应缴旧换新，旧资料由行政部负责销毁，如果遗失，遗失人应提书面报告送交行政部研惩后补发之。
第十四条遗失如为参考书籍，应依时价赔偿，如依厂商提供资料，应予行政处分。
第十五条所有技术资料，除因工作需要，应分发各单位使用者外，并视资料之重要性而得借阅或借出研读。
第十六条技术资料如欲借出，应于“借出卡”上签名，并应依限期归还，唯其对象，限为公司之技术人员，一旦遗失应依第十四条论处。
第十七条如各单位资料遗失而无法确定遗失人时，负责保管人员应依第十四条规定论处。
第十八条行政部每年至少应实施两次不定期检查，每次检查得选出最优及最劣单位各一名，分别予保管人员以奖惩之。
三、图书资料管理适用表格
表1图书资料借阅登记簿
编号名称金额借阅人借出
日期归还日期批准人有无押金备注
表2借出卡
分类表号
资料名称
购入价格
归档日期
借出时限
借出日期借出人归还签字
